Een onverwachte overname van de leverancier van het nieuwe integratieplatform stelde De Mandemakers Groep (DMG) voor een forse uitdaging. Overstappen naar weer een ander platform of roeien met de riemen die er waren. Met behulp van inQdo wist DMG uiteindelijk ver te varen.
“Wanneer we inQdo niet aangehaakt hadden, was de overgang naar een nieuw integratieplatform een mislukking geworden.” Stevige woorden van Michel van Herwijnen, manager applicatieontwikkeling en integratie bij de Keukenman, de interne dienstverlener van DMG. Om te begrijpen hoe hij tot deze conclusie komt, moeten we terug naar 2024, het moment dat Software AG werd overgenomen door IBM.
Het in eigen huis ontwikkelde ERP-systeem Concent vormt sinds jaar en dag het hart van DMG’s operatie. Van Herwijnen stuurt als manager het team aan dat dit systeem ontwikkelt en beheert. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor een team ontwikkelaars dat applicaties bouwt met behulp van de low-/no-code oplossing van OutSystems. Tot slot heeft hij nog het integratieteam onder zich. “Door de enorme groei van de afgelopen jaren, zijn er steeds meer systemen en platformen bij gekomen waarmee ons ERP-systeem moet kunnen koppelen”, vertelt Van Herwijnen. “Waar we begonnen met een ERP-centric gedachte, volgen we nu een best-of-breed strategie waarbij alle systemen naadloos aan elkaar gekoppeld moeten worden.” Daarbij mag het niet uitmaken of die systemen in de cloud of, zoals het ERP-systeem, lokaal draaien.
Complex planningsproces
Om de verschillende systemen te kunnen integreren koos DMG voor een integratieplatform, maar na een aantal jaren bleek dat verouderd en schoot het tekort in de benodigde integratiefunctionaliteit. “DMG voert een omnichannelstrategie, wat betekent dat systemen van verschillende signatuur en leeftijd met elkaar moeten kunnen communiceren. Dat betekent dat we met veel technologie van andere platformen te maken hebben. Het is een behoorlijke uitdaging om dat volledig te integreren in een end-to-end proces.”
Dat proces begint bij het bekendmaken van de proposities van de drie divisies (keuken, sanitair en meubelen) van DMG en de verschillende formules binnen die divisies. “Klanten doen inspiratie op, komen vervolgens naar een winkel waar ze geadviseerd worden en hopelijk tot een offerte en order overgaan”, vat Van Herwijnen de voorkant van die klantreis samen. Alle orders worden vervolgens verzameld op het hoofdkantoor van DMG in Waalwijk, waarna de keukens besteld, gecontroleerd en uitgeleverd worden. “Dat planningsproces is enorm complex, want er zijn meerdere leveranciers, denk aan apparatuur, werkbladen en kasten, bij betrokken. Dat moet allemaal tegelijk binnenkomen, zodat we de keuken in zijn geheel kunnen uitleveren aan de klant.
Communicatie tussen de verschillende betrokken systemen, zowel intern als extern, is hierbij van cruciaal belang. Hoe cruciaal wordt duidelijk wanneer Van Herwijnen uitlegt wat de impact van uitval van het platform is. "Een uur uitval heeft al grote impact. Maar als het systeem meer dan een halve dag uitligt, heeft dat direct consequenties voor onze bezorgers en monteurs. Zij gaan op pad met een tablet die via webMethods gevoed wordt vanuit het ERP. Als die verbinding uitvalt, moeten we terug naar het papieren proces en zijn we genoodzaakt om enorme pakken papier te printen."
Behoorlijke impact
DMG zocht naar een hybride integratieplatform dat zowel de lokale systemen on-premise kon koppelen als de systemen in de cloud. Het bedrijf kwam uit bij het toenmalige SoftwareAG. “Zij hadden een propositie die volledig aansloot op wat wij zochten: Integration Anywhere. Het bestond uit één set tools ongeacht of je lokale of cloudsystemen aan elkaar koppelt en werkte met edge containers. Zo maakte het niet meer uit waar we integraties hadden draaien, omdat het vanuit één control plane werd aangestuurd.” Maar op het moment dat de handtekeningen nog nauwelijks droog zijn, wordt SoftwareAG overgenomen door IBM. “Ja, dat heeft best wat impact gehad op ons”, bekent Van Herwijnen. Het duurt even voordat een acquisitie afgerond is. “En al die tijd werd het platform dat wij hadden gekocht, niet verder ontwikkeld. Daar hebben we best wat vertraging door opgelopen.”
Het bedrijf zag zich voor de keuze gesteld: zetten we er een streep onder en gaan we op zoek naar een nieuw integratieplatform, of gaan we kijken welke stappen we kunnen zetten om uiteindelijk toch gebruik te kunnen maken van het nieuwe platform van IBM? Er werd gekozen voor dat laatste en zo werd DMG gekoppeld aan IBM webMethods-partner inQdo. “SoftwareAG had, naast het cloudplatform waar wij ons oog op hadden laten vallen, een integratieplatform dat al ruim twintig jaar zijn waarde had bewezen in de markt. Uiteindelijk zou dat worden vervangen door het nieuwe platform, maar dat was nog niet volwassen genoeg. We zochten dus een partij die ons kon helpen met het inzetten van dat bestaande webMethods-integratieplatform, maar nadrukkelijk wel met de wens om vervolgens naadloos te kunnen overgaan naar de nieuwe technologie op het moment dat die beschikbaar kwam.”
Ondanks de overname en de onzekerheid over het nieuwe integratieplatform, moest de business bij DMG wel blijven draaien. “We hadden snelheid nodig om de integraties die op ons verouderde platform draaiden, over te zetten naar webMethods”, vertelt Van Herwijnen. “inQdo heeft ons daar in de beginfase enorm goed en snel bij geholpen.” De kennis en ervaring op het gebied van integraties en met name op het webMethods-platform bleek van grote meerwaarde voor DMG. “Wij kenden dat platform zelf niet, dus het scheelde veel dat we niet zelf het wiel hoefden uit te vinden.” Bovendien dacht inQdo mee over de te ontwikkelen architectuur waardoor alvast zoveel mogelijk werd voorgestorteerd op het verwachte cloudintegratieplatform. “Ze boden ons de mogelijkheid om een containeromgeving op te zetten in onze eigen AWS-cloud. Daardoor hoefden wij niet voor relatief korte tijd zelf een volledige infrastructuur op te tuigen en hardware aan te schaffen die later toch naar het platform van IBM zou gaan.”
'Als ons integratieplatform meer dan een halve dag uitligt, heeft dat direct consequenties voor onze bezorgers en monteurs.'
Intensieve samenwerking
DMG wilde een toekomstvaste oplossing ontwikkelen en dat viel in eerste instantie nog niet mee, vertelt Van Herwijnen. “Wij zaten met een verouderd platform, een nieuw integratieplatform dat nog niet leverbaar was en een platform dat we in de tussentijd noodgedwongen moesten opzetten, maar waar we geen kennis van hadden. Die kennis bracht inQdo mee, maar zij hadden in eerste instantie weinig kaas gegeten van de keukenmarkt, en die is behoorlijk complex en specifiek.” Om zo snel mogelijk op het juiste niveau te komen van beide kanten, werd er intensief samengewerkt. “Zij kwamen hier letterlijk op kantoor zitten waardoor ze snel veel kennis van het keukendomein hebben opgedaan en wij veel leerden over het webMethods-platform. Dat is echt een synergie die we met elkaar hebben gevonden”, constateert Van Herwijnen tevreden.
Het beoogde IBM-platform is nog niet volledig beschikbaar, al hoopt Van Herwijnen dat het dit jaar uitgerold wordt. Wel heeft de Amerikaanse techgigant laten weten dat de wijze waarop DMG het webMethods-platform wil gebruiken, overeenkomt met hun visie op hoe het zou moeten worden ingezet. “Dat geeft ons vertrouwen dat onze oplossing toekomstvast is.” Het bedrijf is inmiddels gestart met een Proof of Value in nauwe samenwerking met productdevelopment van IBM en inQdo om na te denken over de architectuur waaronder het beoogde platform gebruikt kan worden en hoe de integraties die nu in de AWS-containeromgeving bij inQdo draaien, straks op het eigen platform kunnen draaien. “Ik hoop niet dat het op een migratie uitdraait, maar dat we het vrij naadloos kunnen overzetten naar de nieuwe architectuur.” Daarvoor wordt met inQdo en IBM samengewerkt om het concept ‘integration anywhere’ een succes te maken. De integraties moeten in verschillende fases worden overgezet en de eerste fase, een container, draait inmiddels bij inQdo. “De volgende stap is dat we dedicated containers gaan draaien voor orderservices, klantservices en planningservices”, vertelt Van Herwijnen. “Waarbij het belangrijk is dat die containers elkaar onderling kunnen zien en informatie kunnen uitwisselen. Zodat alles op elkaar afgestemd kan worden en blijven.”
De winst is al merkbaar. DMG verwerkt dagelijks enkele honderdduizenden transacties, elke transactie een stukje informatie dat een andere applicatie nodig heeft om te functioneren. Waar die informatie voorheen 's avonds in grote batches werd verstuurd, verschuift het bedrijf steeds verder richting realtime uitwisseling. "Dat is de grootste verandering ten opzichte van het verleden", zegt Van Herwijnen. "Bijna realtime beschikbaar hebben van informatie is essentieel, zeker in deze markt." De containers maken die snelheid en schaalbaarheid mogelijk.
‘Dankzij inQdo hoefden we geen infrastructuur op te tuigen die toch maar tijdelijk was.’
Meteen de inhoud in
Over de samenwerking met inQdo is Van Herwijnen zeer te spreken. “Ze zijn enorm toegankelijk en pragmatisch”, vertelt hij. “We hebben ook ervaring met grote jongens die eerst met contracten komen en alles juridisch aftikken voordat we om tafel gaan. Maar de mensen van inQdo schoven direct aan en daardoor konden we meteen de inhoud in. Parallel werden de randzaken geregeld.” Ook de kennis en ervaring met het webMethods-platform wordt geroemd. “Wij ontbeerden die kennis dus konden daarvoor op hun leunen.” Ook extra expertise was snel voorhanden. En de korte lijnen en het snelle schakelen zijn ook een pré, volgens Van Herwijnen. “Ze werken een beetje volgens het principe ‘solve first, settle later’, dat vind ik heel prettig.”
Voorlopig werken de twee partijen nog langdurig samen. Enerzijds omdat inQdo graag langdurige en betekenisvolle relaties aangaat met zijn klanten. Anderzijds omdat er flink wat werk verzet moet worden binnen DMG de komende maanden. “Er lopen momenteel veel integratieprojecten die op het nieuwe platform gebouwd moeten worden. Wanneer wij uit onze capaciteit of kennis lopen, is inQdo slechts een telefoontje van ons verwijderd.” "Het nieuwe platform was bij de aankoop nog niet klaar en liep door de overname nog eens stevige vertraging op. Reden voor DMG om samen met inQdo te kiezen voor de bewezen WebMethods-technologie. “Als we dat meteen hadden gedaan, waren we al veel verder geweest”, constateert Van Herwijnen. Daarvan is hij overtuigd. Maar hij prijst zich gelukkig met de keuze om tóch te wachten en te roeien met de riemen die hij tot zijn beschikking had. Waaronder de samenwerking met inQdo. De conclusie waarmee hij opende, herhaalt hij dan ook onomwonden: “Zonder hen was dit een mislukking geworden. Samen hebben we het gebracht tot waar we nu zijn.”