We kunnen altijd terugvallen op de kennis en expertise van inQdo

Werknemers in bijvoorbeeld retail en wholesale, maar ook transport en logistiek zijn bepalend voor het succes van een organisatie. Keephub ziet dat randzaken medewerkers vaak afhouden van focus op kerntaken. Naast de kostbare tijd die hiermee verloren gaat, gaat dit ook ten koste van de motivatie van de medewerker. Het engagement en empowerment platform dat Keephub biedt, zet werknemers bij klanten weer in hun kracht.

Sinds een jaar of twee is Keephub afgesplitst van het digitale retailbureau Kega. Keephub richt zich met een intern communicatieplatform op een bredere doelgroep. Naast retail heeft het ook klanten in onder meer wholesale, healthcare, transport en logistiek. In korte tijd is het bedrijf gegroeid van 10 naar meer dan 30 mensen, waarvan het ontwikkelteam van 10 man in Servië zit. Mike van der Hulst is managing director van Keephub. “Ons product zorgt ervoor dat mensen die bij een klant komen werken, snel ‘onboard’ zijn. Ze kunnen onze app downloaden en vinden daar alle informatie die ze nodig hebben om hun werk goed en efficiënt te kunnen doen. Het sociale intranet biedt niet alleen need-to-know informatie, maar we zorgen ook voor engagement door nice-to-know informatie. Voor velen is Keephub hun nieuwe gecombineerde Instagram, Facebook of Whatsapp voor contact met collega’s.”

Agnostische architectuur

Van der Hulst kreeg bij zijn aanstelling zo’n zeven jaar geleden de opdracht mee om een nieuwe generatie van het toenmalige platform, Retail InTouch, te bedenken, vorm te geven en te ontwikkelen. “Dat is wat vandaag de dag Keephub is.” Inmiddels worden de laatste klanten naar het nieuwe platform overgezet. “Retail InTouch was een on-prem oplossing die bij de klanten zelf draaide of een soort SaaS-oplossing die op een server van ons in een extern datacenter draaide”, vertelt Van der Hulst. “Voor Keephub wilden we dat vanaf scratch anders inrichten en goed nadenken over de juiste architectuur.” Het bedrijf koos niet specifiek voor AWS op dat moment, maar ontwikkelde een architectuur die agnostisch is van cloudproviders. “Uiteindelijk zijn we wel bij Amazon begonnen en is dat inmiddels uitgegroeid, maar we zijn nog steeds agnostisch.”

Architectuur review

Keephub startte de ontwikkeling van de nieuwe architectuur met behulp van een eigen DevOps-specialist die specifiek hiervoor werd aangetrokken. Toen het project begon te groeien werd de situatie met één specialist minder houdbaar. Inmiddels werkte Keephub al met AWS en kregen ze vanuit Amazon de mogelijkheid om een Well-Architected Review uit te laten voeren. “Daar kregen we vanuit AWS-budget voor en ook een aantal partijen die dat voor ons konden doen. Daar was inQdo er een van”, herinnert Van der Hulst zich. “Dit was voor ons de kans om met een partij aan de slag te gaan die ons kon adviseren op het gebied van AWS. Het was voor ons wel belangrijk om intern zelf kennis op te bouwen en te behouden op het gebied van het beheer, zodat we niet 100 procent afhankelijk zouden worden van een externe adviseur.”

Optimalisatie

Keephub besteedde het AWS-budget deels aan de review, maar vroeg inQdo ook om een aantal correctieve acties te doen zodat de specialist zich kon bewijzen. “En de rest is historie”, zegt Van der Hulst glimlachend. inQdo keek naar de bestaande processen bij Keephub en wist deze vervolgens te optimaliseren door gebruik te maken van industry-standard tools. Daarnaast hielp de AWS-expert bij het inrichten van een CI/CD pipeline voor het uitrollen en updaten van de applicatie op Kubernetes. “We wilden de deployment van nieuwe versies zoveel mogelijk automatiseren. Je kunt je voorstellen dat dit met een paar klanten nog wel handmatig te doen is, maar inmiddels releasen we iedere twee weken een update voor zo’n zestig omgevingen en is dat niet meer te doen. De met hulp van inQdo ontwikkelde pipeline zorgt ervoor dat we met één druk op de knop een versie kunnen uitrollen over het hele cluster. Dat scheelt ons enorm in tijd en manuren.” Keephub heeft niet alleen klanten in Nederland, maar ook ver daarbuiten. Een solide, en vooral schaalbaar cloudplatform met lage latency is dan onmisbaar. “Op het moment dat we iedereen uitnodigen met een push-bericht kan het wel veertig keer drukker worden. Door AWS goed in te zetten hebben wij en klanten schaalbare capaciteit beschikbaar op het moment dat het ertoe doet”, zegt Van der Hulst.

Kennisdeling

Hij ziet inQdo vooral als sparringpartner op het gebied van AWS. “We willen zelf graag kennis in huis hebben voor het dagelijkse beheer. En zo hoef ik specifieke kennis op het gebied van AWS, over optimalisaties, kostenbesparingen en nieuwe functionaliteiten niet binnen mijn eigen team te borgen. We kunnen altijd terugvallen op de kennis en expertise van inQdo.” Ieder kwartaal vindt er overleg plaats waarin inQdo terugkoppelt welke zaken in het cluster van Keephub geoptimaliseerd kunnen worden, maar ook welke trends en ontwikkelingen op AWS-gebied er spelen en hoe Keephub daar mogelijk van zou kunnen profiteren. Jaarlijks vindt er een fysieke afspraak plaats waarin naar het komende jaar wordt gekeken en welke acties nodig zijn. “We kunnen heel veel zelf, maar ik merk dat inQdo wel vaak een trigger is. Zij laten ons bijvoorbeeld weten wanneer het verstandig is om te upgraden of welke technische verbeteringen of kostenbesparingen mogelijk zijn.”

Warme relatie

De relatie tussen Keephub en inQdo is warm, zegt Van der Hulst. Er is regelmatig contact, er wordt kennis aangedragen en overgedragen en de focus op kostenbesparing wordt gewaardeerd. “Onze waardering blijkt ook wel uit het traject dat we hebben afgelegd met inQdo. Ze kwamen bij ons binnen voor een tijdelijke opdracht, de Well-Architected Review, vervolgens zijn ze echt onze partner geworden en sinds een tijdje draait ons AWS-cluster onder hun account. Die groei is alleen mogelijk als je elkaar vertrouwt en verder brengt.”