Coperitas optimaliseert transfer pricing-software

Multinationals moeten eerlijke en marktconforme prijsafspraken maken voor goederen en diensten die internationaal binnen hun organisatie worden verhandeld. Dit heet transfer pricing. Bedrijven moeten navigeren door een labyrint van internationale belastingwetten om ervoor te zorgen dat hun interne transacties en rapportages voldoen aan de regelgeving van verschillende jurisdicties. Coperitas heeft dit proces geautomatiseerd op basis van AWS-technologie. Met behulp van inQdo werd de AWS-omgeving geoptimaliseerd. Inmiddels heeft Coperitas het beheer van de omgeving volledig bij inQdo neergelegd.

In de complexe wereld van internationaal belastingrecht is het maken van correcte prijsafspraken tussen onderdelen van multinationals een uitdagende opgave. Coperitas is gespecialiseerd in transfer pricing-software en biedt klanten een geautomatiseerd proces op basis van een AWS-infrastructuur. “Transfer pricing is een niche-gedeelte binnen de hele grote fiscale wereld, maar van cruciaal belang voor multinationals”, vertelt Mike van Vuuren, mede-eigenaar van Coperitas. “Stel, je bent een fietsenfabrikant met vestigingen in Nederland, Duitsland en België. De interne prijsafspraken tussen deze locaties moeten worden vastgesteld alsof deze bedrijven niet verbonden zijn. Bovendien moeten de rapportages ook conform internationale belastingwetten zijn.”

Direct een klik

Coperitas stond voor de uitdaging om hun Amazon Web Services (AWS) omgeving te optimaliseren en te versterken na de overgang naar inhouse development. “In eerste instantie hebben we onze software in co-development ontwikkeld met een derde ontwikkelaar. Een aantal jaar geleden zijn we in eigen huis verder gegaan met de ontwikkeling. Het systeem draaide al op AWS, en aangezien dat een grote speler is waarbij de zaken goed geregeld zijn, hebben we nooit andere aanbieders overwogen”, zegt Van Vuuren. Een van de ontwikkelaars binnen Coperitas kende inQdo, dus werd er een gesprek aangevraagd. “En eigenlijk direct vanaf het eerste moment, hadden we een klik. Ze begrepen precies waar we vandaan kwamen en wat ’onze uitdagingen waren. We voelden ons begrepen in dat gesprek. Toen was het voor mij snel duidelijk: dit gaan we samen doen.”

Kostenneutraal optimaliseren

Vanuit Amazon kreeg Coperitas enige tijd geleden de kans om de 'Well-Architected Review' (WAR) uit te laten voeren. Deze WAR van AWS is een systematisch evaluatieproces dat ontworpen is om cloudarchitecturen te beoordelen en te verbeteren, om er zo voor te zorgen dat ze voldoen aan de best practices van AWS. Het proces helpt ontwikkelaars en bedrijven bij het optimaliseren van hun cloudsystemen op vijf cruciale pilaren: operationele excellentie, beveiliging, betrouwbaarheid, prestatie-efficiëntie en kostenoptimalisatie. Door deze review krijgen organisaties gedetailleerd inzicht in hun huidige AWS-gebruik en aanbevelingen over hoe ze hun omgevingen kunnen verbeteren. “Doordat we de aanbevelingen hebben doorgevoerd kregen we van Amazon een beloning in de vorm van credits. Hiervan hebben we onder meer de diensten van inQdo kunnen betalen, wat betekent dat we de optimalisatie van onze infrastructuur kostenneutraal hebben kunnen uitvoeren”, zegt Van Vuuren.

Sneller reageren

inQdo vereenvoudigde onder meer het application deployment process voor Coperitas, een cruciaal aspect voor elke softwareontwikkelaar. Voorheen was Coperitas veel tijd kwijt aan het doorvoeren van updates en nieuwe features, een proces dat essentieel is voor het continu verbeteren van hun transfer pricing-software. Dankzij de expertise van inQdo in het finetunen van AWS-diensten en -processen, werd dit proces teruggebracht tot slechts een fractie van de oorspronkelijke tijd. "De optimalisatie heeft ons in staat gesteld om updates binnen een kwartier te deployen, waar dit voorheen uren in beslag nam. Dit betekent dat we nu sneller kunnen reageren op de behoeften van onze klanten en meer tijd hebben voor innovatie, in plaats van te wachten op de implementatie van wijzigingen. Het is een enorme winst in productiviteit en efficiëntie," vertelt Van Vuuren. Deze optimalisatie heeft niet alleen de snelheid en responsiviteit van Coperitas verhoogd maar heeft ook bijgedragen aan een verbeterde klanttevredenheid door de snelle uitrol van nieuwe functies en updates.

Beheer in handen inQdo

Na het realiseren van de verbeteringen in hun AWS-omgeving, koos Coperitas ervoor om het volledige beheer van hun AWS-infrastructuur uit te besteden aan inQdo. "Het uitbesteden van het AWS-beheer betekent dat we ons kunnen richten op onze kernactiviteiten, met het vertrouwen dat onze cloudinfrastructuur in capabele handen is," benadrukt Van Vuuren. Hij is vooral te spreken over het kostenbeheer. “Stel dat we een feature in AWS aanvinken, maar niet goed op de hoogte zijn wat de kosten daarvan zijn, dan kan dat onbedoeld fors oplopen. Wij zouden dat zelf pas na een maand zien, aangezien AWS maandelijks factureert. InQdo houdt dit soort zaken real time in de gaten en trekt aan de bel wanneer ze zaken opmerken die afwijkend zijn. Dit is een van de belangrijkste redenen om het beheer bij inQdo neer te leggen. Ik heb dit liever direct goed afgedekt bij een partner voor wie dit dagelijkse business is en die direct waarschuwt wanneer er in de instellingen aanpassingen worden gedaan die grote impact met zich meebrengen.”

Onboarding versneld

Het partnerschap tussen Coperitas en inQdo heeft niet alleen de interne processen van Coperitas geoptimaliseerd, maar heeft ook een direct positief effect gehad op hun klanten, vooral wat betreft het onboardingproces. Voorheen was de onboarding van nieuwe klanten een tijdrovend proces dat tot wel drie weken kon duren, grotendeels vanwege uitgebreide IT-security checks en het invullen van complexe vragenlijsten. “Wij praten met de fiscale afdeling van een organisatie”, vertelt Van Vuuren. “Die willen eigenlijk graag morgen met onze tool beginnen, maar hebben geen achtergrond in IT, legal en security. Terwijl die afdelingen natuurlijk ook betrokken zijn. Het is prettig dat we nu direct policies en beschrijvingen kunnen bieden die de fiscale afdeling bij de aanvraag mee kan sturen naar de IT-afdeling. Deze policies en beschrijvingen zijn zo compleet dat we tegenwoordig nog maar een enkele vraag terugkrijgen of direct akkoord. Daardoor hebben we de onboarding tijd voor nieuwe klanten gereduceerd van weken naar slechts één dag."

Perfecte samenwerking

De samenwerking tussen Coperitas en inQdo wordt door Van Vuuren en zijn team ervaren als een integraal onderdeel van hun succes. Door de expertise van inQdo op het gebied van AWS-beheer en optimalisatie hebben zij een robuuste, veilige en efficiënte cloudinfrastructuur kunnen realiseren, die essentieel is voor het leveren van hun geavanceerde transfer pricing-software. "De samenwerking met inQdo voelt als een verlengstuk van ons eigen team. Ze denken mee, het contact is heel laagdrempelig en de lijntjes zijn kort. Wat ik ook heel prettig vind, is dat de mensen bij inQdo proactief zijn en zelf aan de bel trekken wanneer ze iets zien. Het is voor mij de perfecte samenwerking", concludeert Van Vuuren.